補教經營決勝關鍵

文 / 龔玲慧
資深師訓講師
現任豐橋美語文教機構班主任

讓補習班成功的關鍵到底是什麼呢？是名牌師資？超優環境？便宜價格？常辦活動？任何企業經營的成功絕對不只在於一個面向或一個人，而是靠團隊的努力。補習班是個以人為主的事業，只要將老師、櫃檯、學生、家長這四種人照顧好，我們自然能達到上述目標，班務得以蒸蒸日上。簡單來說，如何評斷一間補習班經營成功？就是櫃檯招生績效佳，老師教學有成效，學生考試成績好，家長信任且滿意。

管理實務

班主任要如何面面俱到地照顧好上述四種人，以達成終極目標呢？首先在下列管理方面的努力必不可少：

人力管理

首先在徵才時要找到合適的人才，找不對人，再努力經營都徒勞無功。找到好人才後，必須透過教育訓練、績效考核、合宜的管理制度以達到留才、育才的目標。

在教育訓練方面，包含師資及行政人員的培訓：師資上除了教學的訓練之外，也需要培養對兒童心理學的了解以及和學生家長的溝通技巧。至於行政櫃檯人員的訓練，則包含溝通話術與電話應對禮儀、招生技巧等。績效考核方面，除了著眼於招生、留班人數以外，員工的工作態度也應列入。師資管理及人力配置方面，則最好永遠都有儲備師資。

行銷管理

有了優秀的人才之後，主任就可以和櫃檯一起規劃：如何行銷我們的課程、如何招攬學生、如何取得家長的信任。除了招生實務與宣傳策略之外，班主任也應該事先規劃好招生預算，同時每隔一段時間，必須做相關市調，以了解目前市場競爭及趨勢。

教務管理

有了學生之後，好的教學是留住學生續讀的重點，主任必須確認每一堂課老師都很清楚如何教學，並激勵老師精進教學技巧及教學熱忱。學生成績的好壞，影響著補習班的命脈。要提升教學成效、提高學生成績，必須在教學計畫的掌控、教學進度的控管以及教學日誌記錄方面下功夫。如此一來，才能有效掌握學生的學習狀況，創造亮眼的學習成績榜單。

創新研發管理

任何產品都必須創新，老師的教學也必須跟著各種趨勢與時俱進，一成不變是很容易被時代淘汰的。主任應該常常主持教學會議，和老師們探討激發新的教學點子，或是開發新的教學課程。

班務管理

班務管理雖然並非直接和學生或教學有關，但是這項繁雜的行政工作如果經營得當，會是整體營運良好的潤滑劑。主任們必須做好督導工作，才能使家長、學生、老師和補習班彼此間達到良好溝通。透過行政櫃檯對於作業流程的熟悉，以及各類行政管理表單的運用，維持和學生及家長優質的互動，是創造補習班業績很重要的一環。

財務管理

大部分的補習班因為規模小，比較沒有財務管理的系統，但是主任們自己最好能做一些簡單的分析，例如支出項目中是否有不合理的，或是可以減少的項目；或估算每個班級的成本，以分析哪些班級是有利潤的班級。簡單的財務分析能幫助主任們作出更正確的決策。

品質管理

生產線有品質管理，文教業當然也應該有品質管理，由教學、招生、班務、到和學生、家長溝通等，都應該有好的品質。品質優良才能讓我們永續經營，而為了要做到這些面向的品質控管，主任應該固定和老師及櫃檯開會、看課、並保持與家長、學生的接觸。

領導能力

探討到這裡，我們會發現班主任是補習班經營的靈魂人物，是讓上述這些管理項目上軌道的關鍵角色。要做一個成功的領導者，成功帶領整個團隊，優質班主任應該具備以下的能力：規劃組織、打造團隊、激勵員工、控制績效。

規劃組織

規劃是一切的開始，補習班開班之初，主任們就應該擬定經營目標，由目標訂定發展策略，制定計畫。從空間配置、設備規劃、到師資管理、教材規劃、課程編排設計、班務行政規劃等，這些規劃得越完善，日後的經營也才能越穩健。軟硬體建構完成之後，就要開始擬定招生企劃、教學計畫、員工訓練計畫及各種活動設計等。完善的規劃才能指引正確的方向，達到有效地執行與控制。

打造團隊

要如何組織團隊、如何用人呢？主任們在聘僱櫃檯和老師後，應該分析組織的資源，例如員工擁有哪些特殊技能？由此研擬策略，發展企劃，讓櫃檯和老師各司其職，不只讓他們發揮所長，更同時促進個人和組織的成長。而在合作參與的過程中，溝通管道必須暢通。除此之外，在組織用人上，最好能充分授權，在執行任何活動企劃時，能確實分工合作，才能讓組織活化，提升績效和運作，達成目標。

激勵員工

要使團隊更有效率，主任們必須透過激勵讓您的櫃檯和老師們更有成就感。領導要多用影響力，少用威權力，促使員工達到目標。激勵員工的方法，除了有形的獎金獎勵之外，也應該常常口頭稱讚員工，欣賞他們的努力，感謝他們認真工作。以讚美代替責備，以鼓勵取代要求，創造一個共同的願景，大家在一個有相同的價值觀和教育理念的環境下工作，員工自然而然就能因為完成共同的目標，而獲得成就感。

控制績效

依據老師和櫃檯不同的工作性質，事先設定標準，以了解工作成果的回饋，並確認員工努力的方向。例如在櫃檯方面，可以設定每年或每季的招生人數、活動舉辦的次數、內容。在老師方面，可以統計他們的留班率，和家長溝通的次數，和學生的關係經營，以及學生的成績是否達標等。經由績效控制，了解員工的技能和能力不足之處，再給予必要的訓練。如果員工都達不到目標時，除了考量員工能力外，可能也必須適時修正目標，設定一個可以達成的目標。

由於少子化的關係，補教業的經營也越來越辛苦，要如何在補習班快速增加，但學生日益減少的市場下創造競爭優勢呢？優質的管理、優秀的團隊，可以幫助我們建立口碑、增加學生、提升利潤。祝福各位擁有堅強團隊，創造您經營的藍海，獲得亮麗的成績！